1. Úvodné ustanovenia
2. Odôvodnenie spracovávania osobných údajov a spôsob ich získavania
Spracovávanie osobných údajov je z našej strany nevyhnutné najmä preto,aby sme mohli:
2.1 poskytovať právne služby našim klientom,
2.2 vykonávať advokátske povolanie,
2.3 plniť rôzne zákonné, stavovské a zmluvné povinnosti,
2.4 chrániť oprávnené záujmy nás, našich klientov a iných osôb.
3. Účel spracúvania osobných údajov
Osobné údaje spracúvame predovšetkým na nasledovné účely:
3.1. poskytovanie právnych služieb
3.2. Daňovo-účtovné povinnosti, personalistika a mzdy
Naša advokátska kancelária je povinná plniť si zákonnú povinnosť riadne a pravdivo viesť účtovníctvo, ako aj iné povinnosti vyplývajúce z daňových a pracovnoprávnych predpisov. Tieto povinnosti vyplývajú najmä z osobitných právnych predpisov (napr. Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov; Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty; Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov; Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ...).
3.3. Ochrana pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, boj proti terorizmu a iné protispoločenské činnosti
Na základe Zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu v znení neskorších predpisov, sme povinní spracúvať osobné údaje alebo vyžadovať osobné údaje, doklady totožnosti, dokumenty alebo iný zdroj informácií, z ktorých si overíme identifikáciu dotknutých osôb, zástupcov, konečných užívateľov výhod, informácie o povahe obchodu alebo obchodného vzťahu, politickú exponovanosť alebo uvalené sankcie, pôvod finančných prostriedkov alebo majetku a iné údaje.
Osobné údaje spracúvame aj pre účel poskytovania ochrany pred neoprávneným postihom v súvislosti s oznamovaním kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti v súlade so Zákonom č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Osobné údaje je nám nutné poskytnúť za účelom splnenia našich zákonných povinností.
3.4. Poskytovanie súvisiacich služieb
Popri poskytovaní právnych služieb poskytujeme aj iné služby, ktoré slúžia na efektívny výkon povolania advokáta a riadne poskytovanie právnych služieb, prípadne s tým súvisia. Jedná sa najmä o autorizáciu zmlúv, konverziu a zaručenú konverziu, ktoré vykonávame v súlade so Zákonom č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov.
Osobné údaje je nám nutné poskytnúť za účelom splnenia našich zákonných povinností.
3.5. Ochrana bezpečnosti a ochrana spracúvania osobných údajov
Spracúvanie osobných údajov vykonávame na základe nášho oprávneného záujmu, ktorý spočíva v technických a organizačných opatreniach potrebných na zabezpečenie ochrany informačným systémom. Najmä zo Zákona o advokácii a GDPR vyplývajú advokátovi povinnosti, aby zabezpečil ochranu osobným a iným údajom primeranými technickým a organizačnými opatreniami. Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu existuje právo namietať, pričom viac informácií k predmetnému právu je v týchto podmienkach.
Osobné údaje spracúvame aj na základe nášho oprávneného záujmu, ktorý spočíva v ochrane bezpečnosti našich zamestnancov a tretích spolupracujúcich osôb a nášho majetku. Bezpečnosť zabezpečujeme prostredníctvom kontrolovaného vstupu a pohybu osôb, k čomu si môžeme vyžiadať základné identifikačné osobné údaje. Dotknutá osoba nie je povinná na daný účel svoje osobné údaje poskytnúť. V prípade ich neposkytnutia nemusí byť tejto dotknutej osobe umožnený vstup do našej advokátskej kancelárie.
3.6. Uchádzači o zamestnanie a inú spoluprácu
Spracúvame osobné údaje, ktoré boli poskytnuté predovšetkým v životopise, sprievodnom liste, motivačnom liste a iných priložených dokumentoch. Posudzujeme osobné údaje, či je daná osoba vhodným uchádzačom o pracovnú pozíciu z hľadiska skúseností, schopností, vzdelania a iných predpokladov. Osobné údaje spracúvame v predzmluvných vzťahoch, ktoré môžu smerovať k uzavretiu pracovnej zmluvy alebo inej dohody. V prípade neúspechu osobné údaje bez zbytočného odkladu odstránime, pokiaľ na ich spracúvanie nebudeme mať iný právny základ alebo pokiaľ sa neudelí súhlas, aby sa osobné údaje ďalej spracúvali v našej databáze. Udelený súhlas so spracúvaním osobných údajov možno odvolať prostredníctvom kontaktných údajov uvedených v týchto podmienkach. Osobné údaje nie je dotknutá osoba povinná nám poskytnúť. V prípade ich neposkytnutia nebude uchádzač zahrnutý do výberového konania. Voči spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného záujmu možno namietať.
3.7. Výberové konania
Spracúvanie osobných údajov vykonávame na základe nášho oprávneného záujmu, ktorý spočíva v preukázaní skúseností advokátskej kancelárie, ktoré sa vyžadujú vo výberových konaniach, súťažiach, verejných obstarávaniach a iných konaniach, ktoré slúžia na získavanie nových klientov. V nevyhnutnej miere preukazujeme potenciálnym klientom naše skúsenosti, a to tak, aby nedošlo k zásahom do práv klientov, ktorých sme v minulosti zastupovali.
4. Sprístupňovanie osobných údajov
Osobné údaje našich klientov a iných fyzických osôb sprístupňujeme len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu údajov, napr. našim zamestnancom, osobám, ktoré poverujeme vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb, zastupujúcim alebo spolupracujúcim advokátom, našim účtovným poradcom, profesionálnym poradcom (napr. audítorom), SAK-u (napr. v prípade disciplinárneho konania), orgánom verejnej moci, poskytovateľom softvérového vybavenia alebo podpory našej kancelárie, poskytovateľom poštových služieb, bankám a pobočkám bánk, tlmočníkom a prekladateľom, osobám zabezpečujúcim poštové služby, a to vrátane zamestnancov týchto osôb.
Aj keď máme z dôvodu zachovania mlčanlivosti obmedzenú povinnosť poskytovať osobné údaje orgánom verejnej moci, sme povinní prekaziť spáchanie trestného činu a takisto máme povinnosť oznamovať informácie na úseku predchádzania prianiu špinavých peňazí a financovania terorizmu.
5. Maximálne obdobie spracovávania a uchovávania osobných údajov
Osobné údaje uchovávame po dobu, pokiaľ je to nutné na účely, na ktoré osobné údaje spracúvame, ibaže všeobecne záväzné právne predpisy vyžadujú alebo umožňujú uchovávanie po dlhšiu dobu. Z toho dôvodu uchovávame osobné údaje:
- po dobu trvania zmluvy uzavretej s advokátom,
- po dobu udelenia poverenia/splnomocnenia advokátovi,
- účtovné doklady počas 10 rokov nasledujúcich po roku, kedy došlo k ukončeniu činnosti, ktorá bola predmetom účtovania podľa Zákona o účtovníctve,
- po dobu platnosti súhlasu so spracovaním osobných údajov,
- osobné údaje a doklady spracúvané na základe Zákona o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a pred financovaním terorizmu po dobu piatich rokov od skončenia zmluvného vzťahu/vykonania obchodu,
- po dobu konania, v ktorom advokát poskytuje právne alebo iné služby (súdne, správne, trestné predsúdne, ...),
- v prípade spracúvania osobných údajov na základe oprávneného záujmu, po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania,
- po inú dobu, ak to vyplýva zo všeobecne záväzných právnych predpisov, z oprávnených záujmov klienta alebo pokiaľ orgán verejnej moci o to požiada.
Podľa advokátskych stavovských predpisov je advokát navyše povinný zachovávať niektoré dokumenty, a to z dôvodu, že skartovať:
- klientsky spis možno až po 10 rokoch odo dňa, keď sú splnené podmienky pre uloženie spisu do archívu,
- nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať tieto osobitnému archívu,
- klientsky spis nie je možné, pokiaľ je vedené konanie pred orgánom verejnej moci alebo iným orgánom vykonávajúcim verejnú alebo obdobnú moc (napr. SAK), ktoré súvisí s klientskym spisom,
- klientsky spis, v ktorom sú originály odovzdané advokátovi klientom, nie je možné,- nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov.
6. Cezhraničný prenos osobných údajov
Cezhraničný prenos osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko) nezamýšľame.
7. Automatizované individuálne rozhodovanie a cookies
Ohľadom osobných údajov nebude uskutočnené automatizované rozhodovanie a ani použitá aplikácia cookies, resp. obdobná aplikácia.
8. Práva dotknutej osoby
Ak spracúvame osobné údaje na základe súhlasu so spracúvaním osobných údajov, má dotknutá osoba právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
Bez ohľadu na to má dotknutá osoba právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na základe oprávneného alebo verejného záujmu, ako aj na účely priameho marketingu vrátane profilovania. Ako klient má dotknutá osoba právo požadovať prístup k svojim osobným údajom, ako aj ich opravu. Ak spracúvame osobné údaje pri poskytovaní právnych služieb, nemá klient ani ako iná fyzická osoba (napr. protistrana) právo namietať proti takému spracúvaniu podľa článku 22 GDPR. Ak sa osobné údaje týkajú klienta (bez ohľadu na to, či je klient právnická alebo fyzická osoba), právo na prístup k údajom ani právo na prenosnosť iné osoby nemajú z dôvodu našej zákonnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť a s poukazom na článok 15 ods. 4 GDPR, článok 20 ods. 4 GDPR a § 18 ods. 8 Zákona o advokácii: „Advokát nemá povinnosť poskytnúť informácie o spracúvaní osobných údajov, umožniť prístup alebo prenosnosť osobných údajov podľa osobitného predpisu, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť podľa tohto zákona“.
Takisto je právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov alebo Slovenskej advokátskej komore.
9. Zmena podmienok ochrany súkromia
Ochrana osobných údajov nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť, sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z toho dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade zmeny týchto podmienok podstatným spôsobom vám zmenu dáme do pozornosti napr. všeobecným oznámením na tejto webovej stránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom e-mailu.
